I – INFORMATION GENERALE
- – Définition
La secrétaire médicale du service de joue un rôle majeur au sein de l’équipe pluri disciplinaire et occupe un poste essentiel au bon fonctionnement du service.
- – Prérequis règlementaires pour exercer le métier
Connaissances de la bureautique
Connaissance de l’environnement médical
II – ACTIVITES
Accueil physique et téléphoniques des patients, des familles
Rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
Gestion et coordination médico-administratives (gestion des agendas)
Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens …)
Frappe et mise en forme des documents
Saisie des actes liés à l’activité (consultations externes et inter services)
Tenue à jour du dossier papier patient (hospitalisations complètes et de jour)
Traitement des courriers et des documents dans son domaine (trier, scanner, nommer et archiver)
Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito vigilance
III – SAVOIR FAIRE ET SAVOIR ETRE
Accueillir et orienter les usagers
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage (scanner, renommer et insérer des documents dans les dossiers patients DxCare)
Gérer, adapter et optimiser le planning des rendez-vous médicaux
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Rédiger et mettre en forme, maitriser l’orthographe et l’expression écrite
S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en accueil physique ou téléphonique (maitrise de l’expression orale)
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Travailler en équipe pluri disciplinaire
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels : traitement de texte, tableaux …
Sens de l’organisation du travail en fonction des priorités et savoir faire face à l’imprévu
Avoir des notions du domaine médical concerné et connaitre les termes employés
Qualité relationnelles : envers les usagers, l’encadrement et avec l’équipe (courtoisie, respect, écoute)
Contribution à la dynamique du service (projets)
Etre personne ressource (formateur) dans son domaine (nouvel arrivant ou stagiaire)
- – Connaissances requises
| Description | Niveau de connaissance |
| Bureautique | Connaissances opérationnelles |
| Codage des actes | Connaissances opérationnelles |
| Communication | Connaissances opérationnelles |
| Droit des usagers du système de la santé | Connaissances opérationnelles |
| Organisation et fonction interne de l’établissement | Connaissances opérationnelles |
| Règlementation des archives | Connaissances générales |
| Secretariat | Connaissances approfondies |
| Vocabulaire médical | Connaissances approfondies |
Connaissances opérationnelles :
Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoir le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum.
Connaissances approfondies :
Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d’acquisition de 2 à 4/ 5 ans.
- – Relations professionnelles les plus fréquentes
Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
Services médicotechniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires
Les secrétaires médicales du Pôle et l’aide-soignante des consultations
La secrétaire référente du Pôle
Les cadres de proximité
Le cadre supérieur du Pôle Médico-gériatrique
Le Médecin Chef du service
- – Nature et niveau de formation pour exercer le métier
Baccalauréat Sciences Médico-sociales + formation Secrétaire médicale
BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Concours AMA pour la fonction publique hospitalière
- – Correspondances statutaires éventuelles
Assistante médico-administrative
- – Passerelles
Technicien d’information médicale
Encadrant des secrétariats médicaux
Encadrant archives
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