Définition :
- Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
Prérequis réglementaires pour exercer le métier :
- Connaissance des règles d’application du secret professionnel
- Connaissance de la bureautique
- Connaissance de l’environnement médical
- Connaissance des règles de travail et principes appliquées dans un établissement de la FPH
Activités
- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements…)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens…)
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)
- Tenue à jour du dossier patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
Savoir-Faire
- Respecter le secret professionnel
- Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l’établissement Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Connaissances requises
| Description | Niveau de connaissance |
| Bureautique | Connaissances opérationnelles |
| Codage des actes | Connaissances opérationnelles |
| Communication | Connaissances opérationnelles |
| Droit des usagers du système de santé | Connaissances opérationnelles |
| Organisation et fonctionnement interne de l’établissement | Connaissances opérationnelles |
| Réglementation des archives | Connaissances générales |
| Secrétariat | Connaissances approfondies |
| Vocabulaire médical | Connaissances approfondies |
Informations complémentaires
Relations professionnelles les plus fréquentes :
- Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
Services médico-techniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires - Service des Archives
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
Diplôme de secrétaire médicale.
Présentation du service de cardiologie :
- Médecins cardiologues (1 équipe publique et 1 équipe privée).
- Hospitalisations complètes et hospitalisation de jour.
Environnement professionnel :
- Poste à temps plein
- Amplitude de roulement 8h10-16h51
- Effectif AMA du secrétariat : 3 agents
- Encadrement de proximité : AMA référente du pôle vasculaire
- Rattachement fonctionnel : Chef de service de cardiologie
- Rattachement hiérarchique : Direction des Ressources Humaines
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