Situé en région Occitanie, le département de l’Aveyron offre des paysages variés allant du plateau de l’Aubrac, à la Vallée du Lot, jusqu’aux Georges du Tarn ou de la Truyère. Rodez est la préfecture de l’Aveyron dotée d’infrastructures sportives et éducatives de qualité, située à 1h de Paris et de Londres par avion (aéroport Rodez-Marcillac), 1h45 de Toulouse, 2h de Montpellier, 1h45 de la mer Méditerranée et 4h des Pyrénées.

Le centre hospitalier de Rodez est l’établissement support du GHT du Rouergue. Il est également en direction commune avec les centres hospitaliers d’Espalion, de saint Geniez d’Olt et l’hôpital intercommunal du Vallon. Le projet médico-soignant partagé du GHT et d’établissement sont en cours de finalisation.

Il emploie plus de 1 900 agents (1 700 personnels non médicaux, soit 1 610 ETP, et environ 200 personnels médicaux hors internes) et compte un total de 717 lits et places. L’établissement est également siège de SAMU. Un institut de formation aux métiers de la santé (filière infirmière et aide- soignant) est rattaché à l’établissement.

Les unités MCO et les plateaux techniques sont installés au sein d’une construction récente datant de 2006 sur le site Jacques PUEL. Les services EHPAD, SSR et USLD se situent à la résidence Les Peyrières à OLEMPS. Les 2 sites sont distants de 5 km (10 mn en voiture). Différents sites accueillent les unités de pédopsychiatrie, en périphérie.

La gouvernance hospitalière est structurée autour d’un pôle support et de 8 pôles soins :

  • Le pôle Management Qualité comprenant notamment la Direction des Ressources Humaines
  • Le pôle urgences, réanimation, imagerie médicale
  • Le pôle vasculaire
  • Le pôle oncologie
  • Le pôle chirurgie-hépato-gastroentérologie
  • Le pôle infectieux
  • Le pôle médico-gériatrique
  • Le pôle femmes-enfants
  • Le pôle santé publique
INFORMATION GENERALES

Lieu d’exercice : Centre hospitalier Jacques PUEL – RODEZ

Quotité de temps de travail :  1 Poste à temps complet (100%)

Horaires de travail : 

7h36 minutes /jour avec 45 minutes de pause déjeuner ; 4 amplitudes horaires 7H45/16H06- 8h/16h21- 8h30/16h51- 9h09/17h30 (fermeture 16h45 le vendredi)

Secrétaire médical(e)

Famille : GESTION DE L’INFORMATION

Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l’information médicale

Code métier : 40L20

Définition :

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

Prérequis réglementaires pour exercer le métier :

Connaissance des règles d’application du secret professionnel

Connaissance de la bureautique

Connaissance de l’environnement médical

Connaissance des règles de travail et principes appliquées dans un établissement de la FPH

MISSIONS

– Accueil physique et téléphonique des patients, des familles

– Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité

– Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas pour les consultations, et hospitalisations)

– Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens…)

– Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

– Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

– Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)

– Tenue à jour du dossier patient

– Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

– Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance

SAVOIR-FAIRE

– Respecter le secret professionnel

– Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l’établissement

– Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

– Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

– Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites

– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

– Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

– Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

– Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

– S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

– Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

– Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

– Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES REQUISES
DescriptionNiveau de connaissance
BureautiqueConnaissances approfondies
Codage des actesConnaissances opérationnelles
CommunicationConnaissances approfondies
Droit des usagers du système de santéConnaissances approfondies
Organisation et fonctionnement interne de l’établissementConnaissances opérationnelles
Réglementation des archivesConnaissances opérationnelles
SecrétariatConnaissances approfondies
Vocabulaire médicalConnaissances approfondies
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Relations professionnelles les plus fréquentes :

Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients (hospitalisations, consultations)

Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients

Services médico-techniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires

Service des Archives

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :

Diplôme de secrétaire médicale.

Présentation du service :

Effectif médical de 3 oncologues, 1 hématologue, 1 médecin interne hématologue, 2 internes

Activité de consultations externes, consultations interservices, médecine ambulatoire, hospitalisation continue oncologie et médecine interne

Environnement professionnel :

Poste à temps plein

Amplitude de roulement 7h45-17h30                                             

Effectif AMA du secrétariat : 5 agents

Encadrement de proximité : CS+ CSS + AMA référente du pôle

Encadrement supérieur : Coordinatrice des secrétariats médicaux

Rattachement fonctionnel : Chef de service d’oncologie

Rattachement hiérarchique : Direction des Ressources Humaines

Disponibilité du poste : 1er juin 2024


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